Mẹo Gửi Email Hàng Loạt Trong Outlook Nhanh Chóng Và Hiệu Quả

Gửi email là hình thức trao đổi thông tin giữa mọi người phổ biến hiện nay. Đôi khi, bạn cần gửi email cho nhiều người cùng lúc. Thay vì tốn thời gian gửi từng cái một, hãy xem cách gửi email hàng loạt trong Outlook nhanh chóng và dễ dàng dưới đây nhé.

Cách gửi email hàng loạt trong Outlook đơn giản

Woku Shop sẽ chỉ bạn cách gửi email đến nhiều người cùng lúc mà không mất nhiều thời gian trong Outlook.

>>> Xem thêm: Outlook Là Gì? Hướng Dẫn Cài Đặt Và Sử Dụng Cơ Bản

Hướng dẫn nhanh

Chọn danh sách người nhận > bấm vào Mail Merge, trong hộp thoại chọn Only selected contacts, sau đó chọn Form Letters, rồi chọn Email và nhập chủ đề. Tiếp theo, nhấn Greeting Line và cuối cùng bấm Finish & Merge, chọn Send Email Messages, rồi nhấn Ok để hoàn tất việc gửi.

Hướng dẫn chi tiết

Có nhiều cách để gửi một email đến nhiều người một lúc, nhưng để làm điều này hiệu quả trong Outlook, làm theo 8 bước dưới đây: Bước 1: Nhấn chuột chọn Contacts, chọn danh sách người nhận bạn muốn gửi email, bấm vào Home > Mail Merge.

Bước 2: Hộp thoại Mail Merge Contacts sẽ xuất hiện, tích vào Only selected contacts. Trong mục Merge options, ở Document type, chọn Form Letters và ở Merge to, chọn Email. Nhập tiêu đề email tại Message subject line. Bước 3: Nhấn OK. Một tài liệu mới sẽ được mở trong Microsoft Word. Tại tab Mailings, nhấn vào Greeting Line. Bước 4: Hộp thoại Insert Greeting Line sẽ hiện ra. Chọn định dạng lời chào và nhấn Preview để xem trước. Bước 5: Nhấn OK rồi bạn sẽ thấy Greeting Line đã có trong tài liệu. Bây giờ, nếu bạn đã chuẩn bị nội dung thư sẵn thì chỉ việc copy vào bên dưới Greeting Line. Bước 6: Sau khi chỉnh sửa lại nội dung, chọn tab Mailings, bấm vào Finish & Merge, chọn Send Email Messages. Bước 7: Trong hộp thoại Merge to Email, nhấn OK để gửi email đến danh sách người nhận đã chọn. Lưu ý không dùng BCC và CC trong Outlook nhé. Bước 8: Kiểm tra kết quả trong thư mục Sent Items. Nếu thấy email được gửi đến từng người với lời chào riêng thì coi như bạn đã thành công trong việc gửi email hàng loạt.

Bạn có thể thử thiết kế hình ảnh email bằng Canva để giúp nội dung email trở nên sinh động và phong phú hơn. Để sở hữu Canva Pro giá tốt đầy đủ tính năng bạn có thể mua trực tiếp tại Woku Shop.

Cách gửi mail Outlook hàng loạt từ Excel

Sử dụng tính năng Mail Merge giúp bạn hoàn thành việc này nhanh chóng. Làm theo các bước sau: Bước 1: Mở tài liệu Word mới, chọn tab Mailings > Chọn người nhận > Sử dụng danh sách hiện tại.

Bước 2: Chọn nguồn dữ liệu, chọn file Excel chứa thông tin bạn cần và nhấn Open. Bước 3: Chọn bảng dữ liệu, chọn trang tính bạn cần và nhấn OK. Bước 4: Tài liệu email và danh sách địa chỉ đã liên kết. Bạn có thể chỉnh sửa văn bản và thêm các đoạn giữ chỗ cho thông tin cá nhân trong mỗi email. Để thêm lời chào cá nhân, chọn Mailings > Chèn Trường Hợp Nhất > Họ tên. Tên sẽ được chèn vào thư và bao quanh bởi dấu ngoặc kép. Tiếp tục viết nội dung và đặt mã số đăng ký ở vị trí mong muốn. Bước 5: Khi soạn xong, nhấp vào Xem trước kết quả theo Mailing và chỉnh sửa nếu cần. Bước 6: Khi mọi thứ ổn, chọn Mailings > Finish and Merge > Gửi tin nhắn qua email. Bước 7: Trong hộp thoại Hợp nhất với E-mail, thực hiện các bước:

• Từ danh sách thả xuống, chọn cột Địa chỉ Email;
• Nhập chủ đề trong ô Tiêu đề;
• Từ phần Gửi Hồ sơ, chọn Tất cả.

Bước 8: Cuối cùng, nhấn OK, email sẽ được gửi đến từng người nhận riêng lẻ. Sau khi gửi, kiểm tra Outlook của bạn để đảm bảo email đã được gửi thành công. Nếu có vấn đề gì xảy ra, bạn cũng nên tham khảo bài hướng dẫn thu hồi email trong Outlook.

Nếu chưa có tài khoản Excel để gửi mail hàng loạt bằng Outlook, bạn có thể đăng ký gói Office 365 Family tại Woku Shop để sử dụng các công cụ như Excel, Word, Powerpoint, Outlook,…

Chuẩn bị gì để gửi mail Merge trong Outlook?

Để gửi email cho nhiều người/khách hàng cùng lúc, hãy chuẩn bị những nội dung quan trọng sau:

• Một file Word chứa nội dung email bạn dự định gửi.
• Một tài khoản Microsoft Outlook có thể gửi/nhận email.
• Một file Excel chứa danh sách thông tin/địa chỉ email của khách hàng.

Lợi ích khi nâng cấp Outlook ở Woku Shop

Nâng cấp Outlook tại Woku Shop mang lại nhiều lợi ích vượt trội, giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả công việc và trải nghiệm sử dụng:

• Giá cả cạnh tranh: Woku Shop cung cấp các gói nâng cấp với mức giá hợp lý, phù hợp với ngân sách cá nhân và doanh nghiệp.
• Hỗ trợ kỹ thuật tận tâm: Đội ngũ chuyên viên luôn sẵn sàng hỗ trợ thiết lập, kích hoạt và giải quyết mọi vấn đề kỹ thuật.
• Trạng thái kích hoạt rõ ràng: Tài khoản được kích hoạt từ quy trình hỗ trợ phù hợp, an toàn và đáng tin cậy.

Hướng dẫn đặt dịch vụ nâng cấp Outlook ở Woku Shop

• Bước 1: Truy cập vào website wokushop.com
• Bước 2: Nhập vào thành tìm kiếm “tài khoản Outlook” và chọn sản phẩm
• Bước 3: Chọn số lượng tài khoản cần nâng cấp và nhập thông tin bổ sung và bấm “mua ngay” để chuyển đến bước thanh toán hoặc bấm “thêm vào giỏ hàng” để tiếp tục mua các sản phẩm khác.
• Bước 4: Nhập đầy đủ thông tin người đặt hàng, phương thức thanh toán và kiểm tra lại thông tin sản phẩm và bấm “tiến hành thanh toán”

Sau khi hoàn thành các bước đặt hàng trên, Woku Shop sẽ liên hệ với bạn để xác nhận thông tin và tiến hành nâng cấp tài khoản cho bạn.